Lotus Notes – Wie kann man es nutzen?

lotus-notesFür die meisten Entwickler ist Lotus Notes die Verbindung verschiedener Datenbänke. So kann man es für durchaus komplexe Lösungen nutzen. Eine Notes-Datenbank ist eine Sammlung von unstrukturierten Daten, kombiniert mit verschiedenen Designelementen, die den Zugriff auf diese Daten und deren Bearbeitung ermöglichen.

So ist die Einrichtung von Notes eine wichtige Aufgabe, die meist von Experten übernommen wird. Hier lesen Sie einige Tipps, wie Sie starten könnten.

Lotus Notes Datenbank

Indem Sie eine grundlegende Notes-Datenbank entwerfen, können Sie besser verstehen, wie Daten in Notes organisiert und gehandhabt werden. Nehmen wir an, wir wollen eine Datenbank erstellen, um Informationen über Insekten zu erfassen. Dies ist eine gute Idee. Zunächst legen wir eine leere Notes-Datenbank an, in der wir ein Formular erstellen, um einige Datenfelder anzuzeigen. Das Formular ermöglicht es dem Benutzer, die Datenfelder der Datensätze in der Datenbank anzuzeigen oder zu manipulieren. Daher ist seine Formatierung in Bezug auf Farbe, Schriftart und Layout recht einfach anzupassen. Das Formular enthält jedoch nicht die Daten selbst. Nehmen wir an, wir haben ein Formular mit den beiden oben genannten Feldern erstellt und gespeichert. Wir müssen dem Formular einen Namen geben.

Datenfelder

Es gibt mehrere andere interne Datenfelder, z. B. das Datum, die mit jedem Dokument verbunden sind, aber die obige Tabelle zeigt die Daten, mit denen wir arbeiten und die wir ändern können. Wenn wir neue Dokumente hinzufügen, werden sie der internen Tabelle hinzugefügt und wir können sie auch bearbeiten oder löschen, wenn wir Zugriff auf sie haben. Wenn wir richtigen Zugriff auf die Datenbank haben, können wir sogar die vorhandenen Dateien bearbeiten, damit die Tabelle passend aussieht. Wenn wir weiter über die Datenbank nachdenken, möchten wir vielleicht auch weitere Informationen erfassen. Lassen Sie uns ein neues Formular mit dem Namen Informationen erstellen. Beachten Sie, wie die neuen Felder am Ende der internen Datenbank hinzugefügt werden. Wenn wir jedoch das Formular erneut öffnen, sehen wir keine neuen Felder im Formular.

Dies alles mag zwar wie eine freie Art der Datenverwaltung erscheinen, macht es aber tatsächlich viel einfacher, Ihre Anwendung zu entwickeln und zu aktualisieren. Wenn Sie neue Felder in einem Formular benötigen, fügen Sie diese einfach hinzu. Wenn Sie ein komplett neues Formular mit einem neuen Satz von Feldern benötigen, können Sie auch das einfach hinzufügen. Wenn Sie ein paar Monate nach der Erstellung der Datenbank ein numerisches Feld in ein Textfeld ändern müssen, können Sie es einfach ändern, ohne sich um die alten Daten zu kümmern. Sie müssen nichts über Tabellen- und Datennormalisierung oder relationale Datenbanktheorie wissen, denn Notes regelt alles intern.

Tabelle

Eine Ansicht ist eine tabellarische Darstellung einer gefilterten Teilmenge von Daten in einer internen Tabelle. Sie können nicht nur die Filter definieren, die Sie anwenden möchten (z. B. „alle Datensätze, die mit der Tabelle ‚Autodaten‘ erstellt wurden“), sondern auch die einzelnen Felder, die in den Spalten angezeigt werden sollen, sowie die Art und Weise, wie die Daten sortiert und geordnet werden. Sie können der Ansicht sogar programmatische Spalten hinzufügen, um bedingte Daten, Summen, Beträge oder viele andere operative Versionen der Daten im Feld anzuzeigen.

Wenn Sie Daten in einer Datenbank bearbeiten, bietet Lotus Notes eine Reihe von Möglichkeiten, auf die Daten zuzugreifen und sie zu verändern. Sie können LotusScript, JavaScript und Java verwenden. All dieser Code kann direkt in einem Formular- oder Ansichtsentwurf oder in Modulen, die Agenten genannt werden, gespeichert werden. Ein Agent ist im Wesentlichen ein Programm in einer Datenbank, das vom Benutzer aufgerufen oder automatisch ausgeführt werden kann. Eine Skriptbibliothek ist ein Satz von Funktionen, Prozeduren, Modulen und/oder Klassen, die modifiziert und global für verschiedene Datenbank-Design-Elemente, einschließlich Formularen, Ansichten und Agenten, verwendet werden können.

Wie ist die Datenbank im Vergleich?

In vielerlei Hinsicht ist eine Notes-Datenbank einer Microsoft Access-Datenbank ähnlich. Alles befindet sich in einer einzigen Datei. Die Daten werden entweder lokal gespeichert oder von einem entfernten Server abgerufen. Erzeugt Formulare zum Anzeigen und Ändern von Daten. Verwendet Ansichten/Fragen zum Sortieren und Anzeigen von Daten. Sie können LotusScript/VBA in verschiedene Datenbankelemente einbetten und diese Skripte auf verschiedene Weise aufrufen.

Sie haben vielleicht schon gehört, dass Lotus Notes auch ein E-Mail-System ist. Das ist es wirklich. In der Tat verwenden es einige Leute nur als E-Mail-System.

Wenn Sie jedoch darüber nachdenken, was eine E-Mail ist und wie sie nach dem Empfang auf Ihrem lokalen Rechner gespeichert wird, ist die E-Mail einfach eine Datenbank. Jeder Benutzer hat seine eigene E-Mail-Datenbank, die von Notes getrennt ist und für den Umgang mit E-Mails erstellt wurde. Kalender und Kalendarien? Eine andere Datenbank. Adressbuch? Datenbank. Wenn man anfängt, sich mit einer Datenbank zu beschäftigen, kann man viele Dinge als eine andere Art von Datenbank betrachten, besonders wenn man an Notes-Datenbanken denkt, die nicht nur Daten, sondern auch Designelemente, Programmcode und mehr speichern können.

Wie greift man auf eine Notes-Datenbank zu?

An einem lokalen Arbeitsplatz verwenden viele Personen einen Notes-Client. Ein Client ist eine Anwendung, mit der Sie eine beliebige Anzahl von Notes-Datenbanken verwalten und nutzen können. Diese Datenbanken können auf einer lokalen Workstation oder einem entfernten Server gespeichert sein, und die meisten Personen, die den Notes-Client verwenden, haben gemischten Zugriff auf lokale und entfernte Datenbanken. Auf dem Client sehen die lokale und die entfernte Datenbank jedoch genau gleich aus und verhalten sich auch so.

Die verschiedenen Datenbanken in Ihrem Notes-Arbeitsbereich können programmatisch miteinander interagieren, was die Entwicklung von Workflow-Anwendungen sehr einfach macht. Sie können zum Beispiel eine Datenbank zur Spesenverfolgung entwickeln, die Spesenabrechnungen per E-Mail an die Personalabteilung sendet, die wiederum mit der Budgetdatenbank der Abteilung verknüpft werden kann. Notes-Datenbanken können auch mit Nicht-Notes-Datenbanken auf verschiedene Weise kommunizieren, so dass Sie auch andere Systeme in Ihre Umgebung einbeziehen können.

In einigen Fällen ist keine zusätzliche Programmierung oder Entwicklung erforderlich, um Notes-Design-Elemente als Web-Seiten anzuzeigen – die Übersetzung wird automatisch vom Domino-Server vorgenommen. In anderen Fällen können Formulare oder Ansichten so modifiziert werden, dass sie im Web besser aussehen oder mehr interaktive Funktionen bieten, die der Notes-Client bereitstellt.

Server

Obwohl der Domino-Server selbst ein Webserver ist und keine zusätzliche Software benötigt, können Sie Domino auch mit anderen Webservern wie IIS und Apache verbinden.Domino verfügt sogar über eine eigene Java-Servlet-Engine und eine Java-Schnittstelle zum Notes-Objektmodell, so dass Sie z.B. JSP-Seiten schreiben können, die direkt mit Ihrer Datenbank interagieren.

Wenn Sie mehrere Domino-Server haben, gibt es eine sehr nützliche Funktion namens Replikation, die in das Produkt eingebaut ist. Mit Hilfe der Replikation können Sie Kopien derselben Datenbank über mehrere Server hinweg synchronisieren, so dass diese im Laufe des Tages automatisch mit den neuesten Daten und Designelementen aktualisiert werden. Sie können die Replikation sogar verwenden, um eine lokale Kopie der Datenbank auf Ihrer Workstation zu erstellen, die Daten offline zu ändern und die Änderungen dann zurück auf den Server zu kopieren, wenn Sie die Verbindung wieder herstellen.

Fazit zu Lotus Notes

Lotus Notes ist eine Technologie, die man meist sehen muss, um sie zu verstehen. So kann das Produkt jeden überzeugen. Damit Sie sich ein Bild davon machen können, was Notes in der Praxis leisten kann, finden Sie hier einige Beispiele für typische Notes-Anwendungen. Durch die Fähigkeit von Notes, sich mit anderen Datenbanksystemen und anderen webbasierten Technologien zu verbinden, können Sie es auch als Client oder Webportal einsetzen, das viele verschiedene Datenquellen integriert. Lotus Notes kann ein eigenständiger Datenspeicher, eine externe Schnittstelle zu vielen anderen Datenspeichern oder viele andere sein, was sehr gut ist.

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