HCL Sametime – Wie kann man es effektiv nutzen?

Sametime ist die Software von HCL für die Zusammenarbeit von Gruppen über das Internet. Das umfasst Sametime Server, den Sametime Connect-Client und Werkzeuge für die Anwendungsentwicklung. HCL Sametime verfügt über ein eigenes Verzeichnissystem für die Authentifizierung, kann aber auch mit anderen Verzeichnisdiensten verknüpft werden, um den Benutzern eine Sign-On-Funktion zu bieten. Sametime ist eine eigenständige Anwendung, die weder Notes noch ein anderes Lotus-Produkt benötigt. Sametime ist eine eigenständige Anwendung, wird aber häufig in Verbindung mit QuickPlace, einem anderen beliebten Lotus-Produkt für die Zusammenarbeit, verwendet.

persönliches Meeting mit Sametime

Das Ziel des Echtzeit-Collaboration-Produkts ist es, dem Erlebnis eines persönlichen Meetings so nahe wie möglich zu kommen. Laut Lotus wurde Sametime auf der Grundlage von Elementen entwickelt, die für den Erfolg einer Echtzeit-Collaboration-App entscheidend sind: Erkennung, einfache Konversation und die Möglichkeit, Objekte freizugeben. Die Erkennung kann über eine Website, ein mobiles Gerät oder über Sametime Connect erfolgen. Die Konversation ist über Instant Messaging, Chatrooms oder Videokonferenzen über IP möglich. Zu den Objekten, die Benutzer gemeinsam nutzen können, gehören Dokumente, Anwendungen, Präsentationen, Zeichnungen usw. Für die gemeinsame Nutzung des Whiteboards ermöglicht Sametime den Teilnehmern, sich gegenseitig die Kontrolle über das Whiteboard zu überlassen, und jeder kann das Whiteboard nutzen, um anderen Informationen anzuzeigen. Daran arbeitet das Unternehmen schon seit mehreren Jahren.

Ein Konkurrent von Sametime ist NetMeeting von Microsoft, das über einige der gleichen Funktionen wie das Lotus-Produkt verfügt. NetMeeting kann kostenlos heruntergeladen werden, aber Sametime ist in Bezug auf Skalierbarkeit, Awareness (definiert als die Fähigkeit zu erkennen, dass andere Benutzer online sind) und erweiterte Sicherheitsfunktionen teurer.

Was ist das HCL Sametime Meeting Center?

Das Besprechungszentrum ist eine webbasierte Anwendung, die alle Besprechungen plant und durchführt. Das Besprechungszentrum ist ein Serverdienst, der in Ihrer Organisation oder Ihrem Unternehmen ausgeführt wird und in den meisten Fällen derzeit so konfiguriert ist, dass er dieselbe Authentifizierungsmethode verwendet, die Sie für den Zugriff auf Instant Messaging verwenden.

Der Administrator teilt Ihnen die URL des Sametime Meeting Centers mit. Wenn Sie zum ersten Mal auf das Besprechungszentrum zugreifen, können Sie eine Liste aller Ihrer Besprechungen anzeigen, einer laufenden Besprechung beitreten, eine Besprechung in Sametime planen oder eine Besprechung sofort vom Besprechungszentrum aus starten.

Browseranforderungen für Sametime-Besprechungen

Der Zugriff auf das Sametime-Besprechungszentrum erfolgt über einen Webbrowser. Das Besprechungszentrum ist über das Internet zugänglich und erfordert nicht die Installation des Sametime Connect-Clients. Beachten Sie, dass, da es sich um eine Webanwendung handelt, Anforderungen an Browser, Betriebssystem und Java Runtime Environment erforderlich sind. Wenn Sie Meeting Center zum ersten Mal verwenden, kann es einige Minuten dauern, bis die Umgebung geladen ist. Wir empfehlen Ihnen, vor Ihrem Meeting genügend Zeit zum Laden der Software einzuplanen und sicherzustellen, dass Sie sich problemlos anmelden können.

So starten Sie das Sametime Meeting Center

sametimeSie können eine Besprechung über den Sametime-Instant-Messaging-Client oder über das Sametime-Besprechungszentrum selbst starten. Besprechungen sind in der Regel geplant, aber Sie können Besprechungen auch fortlaufend erstellen. Wie melde ich mich also an und lege los? Lassen Sie uns zunächst ein wenig über die Sicherung und Authentifizierung von Online-Meetings sprechen.

Sichern und Überprüfen von Sametime-Besprechungen

Wie bereits erwähnt, ist das Sametime-Besprechungszentrum Teil des Sametime-Servers Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation und bietet eine sichere, verschlüsselte Umgebung für die gemeinsame Nutzung von Informationen.Sametime-Administratoren können die Konfiguration des Besprechungszentrums anpassen, so dass Sie möglicherweise eine Benutzer-ID auf dem Sametime-Server haben und sich beim Besprechungszentrum anmelden müssen, um eine Besprechung zu planen und daran teilzunehmen.

Ein neues Online-Meeting erstellen

Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein, und navigieren Sie in Ihrem Webbrowser zur Hauptseite von Sametime Meeting Center. Auf der rechten Seite der Seite werden zwei Links angezeigt. Auf der linken Seite der Seite wird ein Link zum Zugriff auf das Meeting Center angezeigt.

Eine Möglichkeit, ein Meeting zu erstellen, besteht darin, es im Voraus zu planen. Nach der Anmeldung im Meeting Center wird in der linken Navigation der Link „Neues Meeting“ angezeigt. Wenn Sie auf diesen Link klicken, wird das Dialogfeld „Besprechung planen“ geöffnet.

Im Bedienfeld „Neues Meeting“ können Sie ein Meeting buchen, Einstellungen konfigurieren und Teilnehmer einladen. Im Register „Grundlegende Informationen“ des Dialogfelds werden grundlegende Informationen über die Besprechung angezeigt, darunter Name, Beschreibung, Datum, Uhrzeit, Dauer und Kennwort. Das Kennwort ist für die Besprechung nicht erforderlich, aber Sie können dieses Feld verwenden, wenn Sie verhindern möchten, dass Personen ohne die entsprechenden Berechtigungen der Besprechung beitreten können.

Vorsitz in einer Besprechung

Die Leitung eines Online-Meetings wird auch als Moderation eines Meetings bezeichnet. Wie bei einer Live-Besprechung ist der Vorsitzende einer Onlinebesprechung in der Regel die Person, die die Besprechung beginnt und beendet und dafür sorgt, dass die Besprechung wie geplant abläuft. Der Vorsitzende kann Webseiten an die Teilnehmer senden, Umfragefragen erstellen und die Ergebnisse der Gruppe anzeigen. Sie können auch Teilnehmerberechtigungen erteilen oder entziehen, wie z. B. die Bildschirmfreigabe oder die Teilnahme an Whiteboard-Sitzungen. Die Person, die die Besprechung erstellt, ist normalerweise auch der Vorsitzende der Besprechung. Der Besprechungsvorsitzende wird auf der zweiten Registerkarte (Personen) angezeigt, wenn Sie eine neue Besprechung erstellen. Standardmäßig wird der Name der Person angezeigt, die das Meeting erstellt hat, aber Sie können ihn auf eine andere Person ändern.

An einem Meeting teilnehmen

Wenn Sie online eine Einladung zu einer Besprechung erhalten, können Sie direkt zur Website des Sametime-Besprechungszentrums gehen und nach der Besprechung suchen. Der Besprechungsvorsitzende kann Ihnen auch einen Link zur Besprechung senden, auf den Sie klicken können, um direkt an der Besprechung teilzunehmen. In beiden Fällen wird eine Liste von Meetings angezeigt, denen Sie durch Klicken auf eine Schaltfläche beitreten können.

Wenn Sie auf die Schaltfläche Beitreten klicken, wird eine Reihe von Meldungen auf dem Bildschirm angezeigt, während sich der Browser auf den Beitritt zur Besprechung vorbereitet.

Wenn Sie das Sametime-Besprechungszentrum zum ersten Mal verwenden, sind Sie möglicherweise durch das Popup-Fenster zur Browser-Sicherheit verwirrt, das beim Starten einer Sametime-Besprechung angezeigt wird. Es ist wichtig, dass Sie mit „Ja“ oder „Ausführen“ antworten, wenn Sie die Sicherheitsmeldung sehen. Die häufigste Meldung ist ein Popup-Fenster mit der Frage, ob Sie ein Java-Applet namens STLinks ausführen möchten. Sie müssen auf diese Aufforderung mit Ausführen antworten. Wenn Sie dies nicht tun, wird das Meeting nicht korrekt ausgeführt. Es gibt auch eine Option, dem Inhalt dieses Unterzeichners immer zu vertrauen.

Fazit – Warum HCL Sametime verwenden?

Natürlich ist Sametime nicht das einzige Instant-Messaging-Tool oder die einzige Web-Meeting-Software auf dem Markt. In der Geschäftswelt gibt es jedoch noch andere Faktoren der Benutzerfreundlichkeit, die bei der Auswahl eines Clients für Instant Messaging oder Online-Meetings zu berücksichtigen sind. Können Sie garantieren, dass die Person, mit der Sie chatten, diejenige ist, die sie vorgibt zu sein? Ist das, was Sie ihnen schreiben, sicher vor anderen, die Ihre Verbindung überwachen? Ist das von Ihnen verwendete Passwort verschlüsselt? Warum ist das wichtig? Nehmen wir an, Sie sind ein Broker und kommunizieren mit einem anderen Broker per IM über den Wert einer Aktie. Wäre es angemessen, dass diese Chat-Konversation ungesichert und unverschlüsselt ist? Wahrscheinlich nicht, denn Sametime ermöglicht es Ihnen, mit anderen zu kommunizieren und bietet gleichzeitig Schutz vor Lauschangriffen.

Und die Verwaltung des Wissens in Ihrem Unternehmen ist genauso wichtig wie die Sicherheit Ihrer Gespräche. Organisationen wie pharmazeutische Unternehmen, medizinische Einrichtungen, das Militär und Finanzinstitute müssen internationale, bundesstaatliche und staatliche Vorschriften zur Sicherheit elektronischer Kommunikation, einschließlich Instant Messaging, und zur Aufbewahrung von Kopien einhalten. Unternehmen können es sich nicht leisten, dass ihre Geschäftsgeheimnisse aufgrund eines ungeschützten Chats oder Meetings preisgegeben werden.

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